Cómo preparar la documentación que pide tu gestoría cada trimestre (y hacerlo en menos de 10 minutos)

Cada trimestre tu gestoría necesita las facturas emitidas, los gastos deducibles y los registros de cobros para preparar el IVA y el IRPF. Si lo tienes organizado durante el trimestre, la entrega se hace en menos de 10 minutos. Esta guía explica el sistema exacto y cómo automatizarlo.

Última actualización: junio de 2026

¿Qué documentación pide tu gestoría cada trimestre?

Antes de los días 20 de abril, julio, octubre y enero, tu gestoría necesita esta documentación para preparar y presentar tus declaraciones trimestrales:

Documento	Para qué lo necesita tu gestor
Facturas emitidas del trimestre	Calcular el IVA repercutido y los ingresos para el IRPF
Facturas de gastos deducibles (recibidas de proveedores)	Calcular el IVA soportado y los gastos para el IRPF
Tickets y justificantes de pequeños gastos	Completar los gastos deducibles del trimestre
Registro de cobros sin factura (Bizum, efectivo, PayPal)	Declarar ingresos que no tienen factura emitida
Cualquier notificación de Hacienda recibida	Responder en plazo si hay algún requerimiento pendiente

El problema que tienen la mayoría de autónomos: acumulan toda esta documentación durante el trimestre sin organizarla, y cuando el gestor la pide tienen que buscar en WhatsApp, en el correo y en el cajón. Eso tarda horas. La solución: hacerlo el último día de cada mes, no al final del trimestre.

Paso 1: Las facturas emitidas — cómo exportarlas y organizarlas

Las facturas que emites a tus clientes son el punto de partida. Tu gestor necesita saber cuánto has facturado en el trimestre y qué IVA has cobrado.

• Si usas un software de facturación: casi todos permiten exportar un listado del trimestre en PDF o Excel. Pide a tu gestor qué formato prefiere y confíguralo una vez.
• Si usas Excel o Word: crea un listado con columnas: fecha, número de factura, cliente, base imponible, IVA, total. Una fila por factura.
• Si usas FactuPro: el sistema organiza automáticamente las facturas del trimestre. Tu gestor puede acceder directamente o exportarlas en segundos.

Paso 2: Los gastos deducibles — cómo clasificarlos sin perder tiempo

Las categorías de gasto que tu gestor necesita que identifiques:

• Suministros: internet, teléfono, electricidad (si trabajas desde casa)
• Material de oficina y consumibles
• Servicios profesionales: el propio gestor, abogados, consultores
• Software y herramientas digitales
• Viajes y transporte: gasolina, peajes, parking, transporte público
• Manutención: comidas de trabajo (con límite del 50% deducible)
• Formación: cursos, libros, suscripciones profesionales
• Publicidad y marketing

El sistema que funciona: crea una carpeta de fotos en el móvil llamada "Gastos" y cada vez que tengas un ticket, haz la foto en ese momento. Al final del mes, dedica 5 minutos a revisar qué gastos nuevos hay y clasificarlos. Con FactuPro puedes mandar la foto por WhatsApp directamente y el sistema la categoriza automáticamente.

Paso 3: Los cobros sin factura — Bizum, PayPal y efectivo

Si cobras por Bizum, por PayPal o en efectivo, ese ingreso existe aunque no hayas emitido una factura. Hacienda tiene acceso a los datos de Bizum de carácter profesional y cruza esa información con tus declaraciones.

Para cada cobro sin factura, registra: fecha del cobro, importe total recibido, concepto, nombre del cliente (si es posible) y medio de cobro. Un Google Sheets o una nota de texto donde apuntas cada cobro cuando ocurre es suficiente para tener el registro completo al final del trimestre.

El sistema de 10 minutos: házlo el último día de cada mes

La clave para no pasarte horas buscando papeles al final del trimestre es hacer una revisión mensual. El último día de cada mes, dedica 10 minutos a:

1. Revisar las facturas emitidas del mes. ¿Están todas creadas y enviadas? ¿Algún cliente pendiente de pago?
2. Pasar las fotos de tickets a la carpeta organizada (o confirmar los registros en FactuPro).
3. Anotar los cobros sin factura que hayas recibido en el mes.
4. Hacer la transferencia de impuestos si no la tienes automatizada.

Con este sistema, cuando llegue el final del trimestre y tu gestor pida la documentación, literalmente solo tienes que reunir lo de los tres últimos meses: ya está organizado. Tardas 10 minutos en enviarlo todo.

¿Cómo FactuPro automatiza esto completamente?

Con FactuPro, el flujo es este:

• Emites facturas directamente por WhatsApp: el sistema las guarda y las numera automáticamente.
• Registras gastos mandando la foto del ticket: el sistema extrae los datos y los categoriza.
• Anotas cobros por Bizum o efectivo con un mensaje de WhatsApp: el sistema los registra.
• Al final del trimestre, tu gestor recibe un resumen organizado de todo sin que tú tengas que buscar ni enviar nada manualmente.

Errores frecuentes en la entrega trimestral a la gestoría

• Enviar los documentos el mismo día que vence el plazo. Tu gestor necesita tiempo para revisar, preparar y presentar. Envía con al menos una semana de margen antes del día 20.
• Mezclar los periodos. Si en enero mandas facturas de distintos meses mezcladas, el gestor tiene que limpiar primero antes de poder trabajar.
• No incluir los gastos de servicios recurrentes. La factura del gestor, del servidor, del software. Son gastos deducibles que a veces se olvidan porque están domiciliados.
• No avisar si ha habido algo inusual. Un pago en efectivo elevado, una operación con el extranjero, un cliente que pagó en varias veces. Díselo a tu gestor: cambia cómo se declara.

Preguntas frecuentes sobre la documentación trimestral para la gestoría

¿Cuándo exactamente tengo que enviarle la documentación a mi gestor?

El plazo de presentación de los modelos trimestrales es el día 20 del mes siguiente al fin del trimestre (20 de abril, 20 de julio, 20 de octubre y 20 de enero). Tu gestor necesita los documentos con antelación. La práctica habitual: enviar en la primera semana del mes de presentación, como máximo.

¿Tengo que enviarle todos los tickets o solo un resumen?

Depende de lo que pida tu gestor. Muchos aceptan un listado de gastos con el importe y la categoría, y solo piden los tickets si hay alguna duda o si Hacienda revisa. Pregúntale directamente qué formato de entrega prefiere.

¿Los gastos de mi móvil son deducibles al 100%?

No. Si el móvil es exclusivamente de trabajo, sí. Si es mixto (personal y profesional), Hacienda admite habitualmente una deducción del 50%, aunque puede cuestionarla si no puedes justificar el uso mayoritario profesional.

¿Puedo deducir las comidas de trabajo?

Sí, parcialmente. Los gastos de manutención relacionados con la actividad son deducibles al 50%, con un límite de 26,67 euros por día en España y 48,08 euros en el extranjero (artículo 9 del Reglamento del IRPF, datos 2026). Necesitas el ticket con IVA desglosado y poder justificar que había una reunión de trabajo.

¿Y si me olvido de enviar alguna factura al gestor y ya presentó el trimestre?

Si la factura afecta a los impuestos presentados, puede haber margen para presentar una declaración complementaria o solicitar una rectificación. Consúltalo con tu gestor en cuanto te des cuenta: cuanto antes, menos complicado.

¿Qué pasa si mi gestor no me pregunta por los cobros de Bizum o PayPal?

La responsabilidad de declarar todos los ingresos es tuya, no de tu gestor. Si has cobrado por Bizum o PayPal y esos cobros no se han declarado, Hacienda puede detectar la discrepancia. Incluye siempre todos los cobros, sea cual sea el medio de pago.

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