Datos obligatorios en una factura: checklist para autónomos
Todo lo que debe llevar una factura para ser válida en España: NIF, datos del cliente, descripción, base imponible, IVA y, si aplica, retención de IRPF. Checklist completo.
Sección principal del artículo
Sub-sección de ejemplo
Una factura válida en España debe incluir obligatoriamente: número de factura, fecha de expedición, datos del emisor (nombre y NIF), datos del receptor, descripción del servicio o producto, base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA. Si el cliente es empresa o autónomo, también la retención de IRPF cuando corresponda.
Última actualización: mayo de 2026
¿Qué datos son obligatorios en una factura?
El Reglamento de Facturación español (Real Decreto 1619/2012) establece los datos mínimos que debe contener toda factura ordinaria. Si falta alguno, la factura no es válida fiscalmente y Hacienda puede rechazarla o sancionarte.
| Dato obligatorio | Qué es exactamente | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número de factura | Número correlativo y sin saltos. Puede incluir año: 2026-001 | FAC-2026-001 |
| Fecha de expedición | El día en que emites la factura | 28/05/2026 |
| Nombre/razón social del emisor | Tu nombre completo o el de tu empresa | Ana García López |
| NIF del emisor | Tu DNI o NIE como autónomo | 12345678A |
| Nombre/razón social del receptor | A quién va dirigida la factura | Empresa Ejemplo S.L. |
| NIF del receptor | CIF de la empresa o DNI del particular | B12345678 |
| Descripción del servicio o producto | Qué has hecho o vendido. Debe ser suficientemente descriptivo | Diseño web — mayo 2026 |
| Base imponible | El precio antes de impuestos | 1.000,00 € |
| Tipo de IVA aplicado | El porcentaje: 21%, 10%, 4% o 0% | 21% |
| Cuota de IVA | El importe resultante de aplicar el tipo | 210,00 € |
| Total de la factura | Base imponible + cuota de IVA (- retención IRPF si aplica) | 1.210,00 € |
¿Cuándo hay que incluir la retención de IRPF?
La retención de IRPF es obligatoria cuando tu cliente es una empresa, autónomo o profesional (está obligado a retenerte). Si facturas a un particular, no se aplica retención.
El tipo general de retención para autónomos en 2026 es el 15%. Los autónomos en su primer año de actividad (y los dos siguientes) pueden aplicar el tipo reducido del 7%, siempre que no hayan ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior ni en los dos años previos (Ley 35/2006, art. 101).
| Situación | Retención IRPF |
|---|---|
| Autónomo con más de 2 años de actividad | 15% |
| Autónomo nuevo (0-2 años de actividad) | 7% |
| Factura a particulares | No aplica |
¿Qué diferencia hay entre factura ordinaria y factura simplificada?
La factura simplificada (el equivalente al antiguo ticket) no necesita los datos del receptor. Se puede emitir cuando el importe total no supera los 400 € (IVA incluido) o cuando el cliente no la necesita para deducirse el IVA. En cambio, la factura ordinaria es la que necesitas en todos los demás casos, y es la que debe incluir todos los datos de la tabla de arriba.
Si tu cliente es una empresa y necesita deducirse el IVA, siempre debes emitir factura ordinaria, sin excepción.
¿Qué pasa si me olvido de poner algún dato?
Una factura incompleta puede ser rechazada por el cliente (que no podrá deducirse el IVA) y puede acarrear sanciones de Hacienda. Según la Ley 58/2003 General Tributaria, emitir facturas con datos incorrectos o incompletos es una infracción tributaria que puede suponer multas de entre 150 € y 75.000 €, dependiendo de la gravedad y la reiteración.
Lo más habitual es olvidar el NIF del receptor o describir el servicio de forma demasiado genérica («servicios varios» no es válido). Un error típico también es mezclar diferentes tipos de IVA en una sola línea sin desglosarlos.
¿Es obligatorio poner la dirección en la factura?
Sí. El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012, art. 6) exige que conste el domicilio, tanto del emisor como del receptor, en las facturas ordinarias. No es necesaria la dirección en facturas simplificadas. En la práctica, puedes usar la dirección fiscal que tienes registrada en Hacienda.
¿Se pueden hacer facturas en otro idioma o moneda?
Sí, la normativa española no prohíbe emitir facturas en otro idioma o en divisa extranjera. Pero si Hacienda o tu gestor te la piden, deberás facilitar una traducción al español. Si el importe está en otra moneda, debes indicar el tipo de cambio aplicado y expresar la base imponible y las cuotas de IVA en euros (fuente: AEAT, consulta vinculante V1234-18).
¿Qué es el número de factura correlativo y puedo reiniciarlo cada año?
El número de factura debe ser único y correlativo dentro de cada serie. No puede haber saltos ni repeticiones. Puedes tener varias series (por ejemplo, una para clientes nacionales y otra para clientes extranjeros), pero dentro de cada serie la numeración debe ser continua. Sí puedes reiniciar la numeración al inicio de cada año natural, aunque no es obligatorio. Lo más común es usar el formato AÑO-NÚMERO: 2026-001, 2026-002, etc.
Checklist rápido: ¿tu factura está completa?
Antes de enviar cualquier factura, repasa esta lista:
- Número de factura — correlativo, sin saltos
- Fecha de expedición — el día que la emites
- Tu nombre completo y NIF
- Nombre y NIF de tu cliente
- Dirección fiscal de ambas partes
- Descripción del servicio o producto — suficientemente detallada
- Base imponible (precio sin impuestos)
- Tipo de IVA (21%, 10%, 4% o exento con justificación)
- Cuota de IVA (el importe del IVA)
- Retención de IRPF (15% o 7% si aplica)
- Total a pagar
Preguntas frecuentes sobre los datos de una factura
¿Puedo poner solo el nombre sin el NIF en la factura?
No. El NIF es obligatorio tanto para el emisor como para el receptor en las facturas ordinarias (RD 1619/2012, art. 6). Sin NIF, la factura no es válida y el cliente no puede deducirse el IVA. Hacienda puede sancionarte incluso si el error es del receptor.
¿Qué pasa si mi cliente es autónomo y no me da su NIF?
Tienes que pedírselo antes de emitir la factura. Si el cliente se niega, anota que se lo solicitaste. La responsabilidad de emitir la factura correcta es tuya como emisor. Si emites sin NIF del receptor y Hacienda detecta la irregularidad, la sanción puede recaer sobre ti.
¿Necesito poner el IBAN en la factura?
No es un dato legalmente obligatorio. Sin embargo, es muy recomendable incluirlo para que el cliente pueda pagarte directamente. Muchas empresas no tramitan el pago sin los datos bancarios en la propia factura.
¿Las facturas electrónicas tienen los mismos datos obligatorios?
Sí, los mismos. Una factura electrónica es, a todos los efectos legales, igual que una factura en papel. Los datos obligatorios no cambian. La diferencia está en el soporte y, a partir de la Ley Crea y Crece, en la obligación de emitirla en formato estructurado para transacciones entre empresas y autónomos.
¿Puedo usar FactuPro para generar facturas con todos estos datos?
Sí. FactuPro genera automáticamente todos los campos obligatorios a partir de un mensaje de WhatsApp. Solo tienes que indicar el cliente y el importe — el resto lo rellena FactuPro: NIF, dirección, tipo de IVA, retención de IRPF y numeración correlativa. Sin formularios ni paneles complicados.
Genera facturas con todos los datos correctos desde el móvil
Con FactuPro creas facturas completas y válidas enviando un mensaje por WhatsApp. Sin formularios, sin errores, sin complicaciones. Pruébalo gratis y olvídate de revisar si falta algún dato.
Simplifica tu facturación con FactuPro
Olvídate de errores y sanciones. Crea facturas profesionales en segundos y cumple con Verifactu desde WhatsApp.
Empieza gratis ahora →