4 años de obligación: qué facturas y tickets tienes que conservar (y en qué formato los acepta Hacienda)

Los autónomos tienen obligación legal de conservar las facturas y documentos fiscales durante 4 años, que es el plazo de prescripción de la deuda tributaria según el artículo 66 de la Ley General Tributaria. Pero hay excepciones importantes: algunas facturas deben guardarse 10 años, y Hacienda tiene requisitos concretos sobre el formato digital.

Última actualización: julio de 2026

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas como autónomo?

El plazo básico es 4 años. Ese es el tiempo durante el cual Hacienda puede reclamarte cualquier impuesto no pagado o revisarte una declaración ya presentada. En la práctica, en 2026 tienes obligación de conservar los documentos fiscales del ejercicio 2022 en adelante.

Pero hay casos donde el plazo es mayor:

• Inversiones en bienes de inversión con IVA deducible: el artículo 121 de la Ley del IVA establece un plazo de regularización de 10 años para inmuebles y 5 años para el resto de bienes de inversión.
• Bases imponibles negativas pendientes de compensar: la documentación de esas pérdidas debe conservarse hasta que se compensen, aunque hayan pasado los 4 años.

Fuente: Artículo 66 de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003) y artículo 121 de la Ley del IVA (Ley 37/1992).

¿Qué documentos exactamente tengo que conservar?

No solo las facturas. Esta es la lista completa de documentos que el autónomo debe guardar.

Facturas emitidas

Todas las facturas que has emitido a tus clientes: ordinarias, simplificadas (tickets de venta) y rectificativas. En formato papel o digital, con todos los datos obligatorios.

Facturas recibidas (de tus proveedores)

Todas las facturas de proveedores que has usado como gasto deducible: internet, material de oficina, viajes de trabajo, gestor, etc.

Tickets y justificantes de gasto menores

Los tickets de pequeños importes (gasolinera, parking, comida de trabajo) también son documentos fiscales si los has deducido. No necesitan ser facturas completas si el importe es inferior a 400 euros, pero deben tener fecha, importe e IVA desglosado.

Declaraciones fiscales y modelos presentados

Los modelos 303, 130, 100, 111, 190 y cualquier otro modelo que hayas presentado. Conserva tu copia con el justificante de presentación.

Justificantes de pago

Para gastos de cierta cuantía, no basta con la factura: necesitas también el justificante de que pagaste. Un extracto bancario, el recibo de la transferencia, el ticket del datáfono.

¿Digital o papel? ¿Qué acepta Hacienda?

Hacienda acepta el formato digital, pero con condiciones concretas definidas en el Real Decreto 1619/2012. El documento digital debe garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y ser legible en el momento de una comprobación.

Fuente: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

¿Cómo organizar el archivo digital para que sea válido ante una inspección?

El hecho de guardar los documentos en digital no es suficiente. Necesitas que estén organizados de forma que, si Hacienda los pide, puedas presentarlos rápida y ordenadamente.

Sistema básico que funciona:

1. Una carpeta por año fiscal: 2022, 2023, 2024, 2025, 2026.
2. Dentro de cada año, dos carpetas: Facturas emitidas y Gastos.
3. Dentro de Gastos, subcarpetas por categoría: Material oficina, Viajes, Software, Gestor, etc.
4. Nombre de archivo con fecha y proveedor: 2026-03-15_Telefónica_factura-internet.pdf.

Este sistema te permite responder en minutos si Hacienda te pide todas las facturas de gastos del primer trimestre de 2025.

¿Qué pasa si no tienes los documentos cuando Hacienda los pide?

• Facturas emitidas que no conservas: Hacienda puede aplicar sanciones por incumplimiento de las obligaciones de facturación.
• Facturas de gastos que no conservas: Hacienda puede rechazar las deducciones que aplicaste y exigirte que pagues el impuesto correspondiente, con intereses de demora.
• Modelos presentados que no conservas: Hacienda los tiene en su sistema, pero si los necesitas para un procedimiento, tendrás que pedírselos a la propia AEAT.

¿Cómo FactuPro guarda tus facturas automáticamente?

Cuando emites una factura o registras un gasto con FactuPro, el documento queda guardado automáticamente en digital con todos los metadatos necesarios: fecha, importe, proveedor o cliente, número de factura y categoría. Cuando Hacienda o tu gestor pida la documentación de un periodo, puedes exportar todas las facturas en segundos, en formato PDF organizado por categoría y fecha.

Preguntas frecuentes sobre la conservación de facturas

¿Tengo que guardar los tickets del supermercado si los he deducido?

Sí. Si has deducido un ticket como gasto de la actividad, tienes que conservarlo. Si no lo has deducido, no es necesario desde el punto de vista fiscal.

¿Puedo tirar las facturas en papel si tengo el digital?

Sí, siempre que el formato digital cumpla las condiciones del Real Decreto 1619/2012: autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad. Una foto nítida del ticket o el PDF original de la factura son suficientes.

¿Qué pasa con las facturas de antes de 2022?

Con carácter general, las facturas de 2021 y anteriores ya están prescritas para una revisión fiscal ordinaria. Puedes deshacerte de ellas. Excepción: si tienes bases imponibles negativas que estás compensando, o bienes de inversión cuyo IVA todavía estás regularizando, guarda la documentación relacionada.

¿Son válidas las facturas que me envían los proveedores por email?

Sí, si son facturas emitidas digitalmente con firma electrónica o PDFs con todos los datos obligatorios. Lo que no es válido es una factura escaneada de un papel que te mandaron por email sin firma electrónica que garantice su integridad.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los contratos con clientes y proveedores?

Los contratos no son documentos fiscales estrictamente, pero pueden ser necesarios para justificar operaciones en una inspección. La recomendación es guardarlos durante el mismo plazo que las facturas relacionadas: al menos 4 años desde el último ejercicio en que se declaró algo relativo a ese contrato.

¿Qué pasa si un proveedor no me da factura?

Tienes derecho a exigir factura por cualquier operación profesional. Si el proveedor se niega, puedes pedir una factura simplificada para importes menores. Sin factura, no puedes deducir el gasto.

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